Deklaracja zgodności PPWR — wzór to dokument, którego od 12 sierpnia 2026 szuka każdy, kto wprowadza opakowania na rynek UE. Dobra wiadomość: nie trzeba go wymyślać. Rozporządzenie (UE) 2025/40 zawiera gotowy wzór w załączniku VIII — dokładnie 8 ponumerowanych elementów plus blok podpisu — a obowiązek jego sporządzenia wynika z art. 39. W tym artykule znajdziesz kompletny wzór do skopiowania, instrukcję wypełnienia punkt po punkcie, zasady przechowywania (5 lub 10 lat) i najczęstsze błędy. To praktyczne rozwinięcie naszego przewodnika o deklaracji zgodności opakowania — tam wyjaśniamy, czym dokument jest; tutaj pokazujemy, jak go fizycznie sporządzić.
Jeśli produkujesz opakowania, importujesz je lub sprzedajesz pod własną marką i chcesz mieć gotowy, poprawny dokument zamiast domysłów — poniżej masz wszystko: wzór, objaśnienia i checklistę.
W skrócie: Wzór deklaracji zgodności PPWR znajduje się w załączniku VIII rozporządzenia (UE) 2025/40 i ma 8 elementów + podpis. Sporządza ją wytwórca opakowania (na wyłączną odpowiedzialność, bez jednostki notyfikowanej — to samoocena wg modułu A), osobno dla każdego typu opakowania, w języku kraju sprzedaży. Przechowuje się ją z dokumentacją techniczną 5 lat (opakowania jednorazowe) lub 10 lat (wielokrotnego użytku). Obowiązuje od 12 sierpnia 2026.
Skąd pochodzi wzór i kiedy jest wymagany?
Wzór nie jest „branżowym szablonem” — to oficjalny format z załącznika VIII rozporządzenia PPWR (UE 2025/40). Obowiązek sporządzenia deklaracji ustanawia art. 39, a poprzedzającą ją procedurę oceny zgodności — art. 38 wraz z załącznikiem VII. Od 12 sierpnia 2026 każde opakowanie wprowadzane do obrotu w UE musi mieć przeprowadzoną ocenę zgodności i sporządzoną deklarację.
Deklaracja potwierdza spełnienie wymogów art. 5–12 PPWR: od ograniczeń substancji (art. 5), przez recyklingowalność (art. 6) i zawartość recyklatu (art. 7), po minimalizację (art. 9–11) i etykietowanie (art. 12). Pełny przegląd samego rozporządzenia znajdziesz we wpisie o przepisach PPWR dla e-commerce, a wszystkie daty — w harmonogramie PPWR.
Wzór deklaracji zgodności PPWR (załącznik VIII) — do skopiowania
Poniżej kompletna struktura dokumentu zgodna z załącznikiem VIII. Pola do uzupełnienia oznaczyliśmy nawiasami kwadratowymi — skopiuj, wypełnij i podpisz:
DEKLARACJA ZGODNOŚCI UE nr [numer identyfikacyjny deklaracji]
1. Nr … [jednoznaczna identyfikacja opakowania, np. typ/model/SKU]
2. Nazwa i adres wytwórcy oraz, w stosownych przypadkach, jego upoważnionego przedstawiciela: [pełne dane firmy]
3. Niniejsza deklaracja zgodności wydana zostaje na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy.
4. Przedmiot deklaracji: [opis opakowania umożliwiający jego identyfikowalność — np. „karton klapowy z tektury falistej 3-warstwowej, fala B, wymiar 400×300×200 mm”]
5. Przedmiot deklaracji opisany powyżej jest zgodny z odpowiednimi wymaganiami rozporządzenia (UE) 2025/40 [oraz — w stosownych przypadkach — z innymi aktami prawodawstwa harmonizacyjnego Unii].
6. Odniesienia do zastosowanych norm zharmonizowanych, wspólnych specyfikacji lub innych specyfikacji technicznych, w oparciu o które deklarowana jest zgodność: [wykaz norm/specyfikacji]
7. W stosownych przypadkach: jednostka notyfikowana [nazwa, adres, numer] przeprowadziła [opis interwencji] i wydała certyfikat(y): [numer, data, okres i warunki ważności]. (Przy samoocenie wg modułu A ten punkt pozostaje pusty.)
8. Informacje dodatkowe: [opcjonalnie]
Podpisano w imieniu: [nazwa wytwórcy]
[miejsce i data wydania]
[imię i nazwisko, stanowisko]
[podpis]
Tyle — i aż tyle. Dokument jest krótki, ale musi mieć pokrycie w dokumentacji technicznej, o której piszemy niżej. Oficjalny tekst rozporządzenia wraz z załącznikami znajdziesz w bazie EUR-Lex.
Jak wypełnić wzór — punkt po punkcie
| Punkt | Co wpisać | Na co uważać |
|---|---|---|
| Nr deklaracji | własna numeracja, np. DoC-2026/001 | numer musi być unikalny i trwały |
| 1. Identyfikacja | typ/model/SKU opakowania | musi jednoznacznie wskazywać typ |
| 2. Wytwórca | pełna nazwa i adres | wytwórca ≠ „producent” z ROP |
| 3. Odpowiedzialność | formuła bez zmian | zdanie obowiązkowe, nie usuwaj |
| 4. Przedmiot | opis: materiał, konstrukcja, wymiar | opis ma umożliwiać identyfikowalność |
| 5. Zgodność | odniesienie do (UE) 2025/40 + inne akty | przy kilku aktach — jedna wspólna deklaracja |
| 6. Normy | normy zharmonizowane / specyfikacje | gdy brak norm — opis przyjętych rozwiązań |
| 7. Jednostka notyfikowana | zwykle puste | moduł A = samoocena, bez jednostki |
| 8. Dodatkowe | opcjonalne uwagi | np. wersja dokumentu, odniesienie do partii |
| Podpis | miejsce, data, imię i nazwisko, stanowisko | osoba umocowana u wytwórcy |
Kto sporządza i podpisuje deklarację?
Deklarację sporządza wytwórca opakowania (art. 15 ust. 2) i — zgodnie z art. 39 ust. 4 — przyjmuje w ten sposób pełną odpowiedzialność za zgodność opakowania. Co ważne, definicja wytwórcy (art. 3 pkt 13) obejmuje także podmiot, który zleca zaprojektowanie lub wytworzenie opakowania i sprzedaje je pod własną nazwą lub marką.
Jeszcze ważniejszy jest art. 21: importer lub dystrybutor, który wprowadza opakowania pod własnym brandem albo je modyfikuje, jest traktowany jak wytwórca — z pełnym pakietem obowiązków, łącznie z deklaracją i dokumentacją. Jeśli więc zamawiasz kartony z private label, deklaracja to Twój obowiązek, nie zagranicznej fabryki. Uwaga na pułapkę językową: „wytwórca” (manufacturer) to inna rola niż „producent” z systemu rozszerzonej odpowiedzialności — o tym drugim piszemy we wpisie o BDO dla sklepu internetowego.
Jedna deklaracja = jeden typ opakowania
Załącznik VII pkt 4 jest jednoznaczny: wytwórca sporządza pisemną deklarację dla każdego rodzaju opakowania. Nie ma „jednej deklaracji na firmę” ani „na cały asortyment” — karton 400×300×200 mm z fali B i karton 600×400×400 mm z fali BC to dwa typy i dwie deklaracje.
Jest jednak ułatwienie konsolidacyjne (art. 39 ust. 3): gdy opakowanie podlega kilku aktom prawa UE wymagającym deklaracji zgodności (np. PPWR + przepisy o kontakcie z żywnością), sporządza się jedną wspólną deklarację wymieniającą wszystkie te akty. Dla producenta oznacza to mniej papierów — a dla kupującego jeden dokument do zarchiwizowania.
Deklaracja a dokumentacja techniczna — co jest czym
Deklaracja to jednostronicowe oświadczenie według wzoru. Jej zaplecze stanowi dokumentacja techniczna z załącznika VII pkt 2, która musi zawierać co najmniej: a) ogólny opis opakowania i przeznaczenie, b) projekt koncepcyjny, rysunki i materiały części składowych, c) objaśnienia do rysunków, d) wykaz zastosowanych norm lub opis przyjętych rozwiązań, e) jakościowy opis ocen recyklingowalności, wielokrotnego użytku i minimalizacji (art. 6, 10, 11), f) sprawozdania z badań.
Podział ról jest prosty: dokumentacja = dowody, deklaracja = formalne oświadczenie wywiedzione z tych dowodów. Deklaracja bez dokumentacji jest merytorycznie pusta — a organ nadzoru może zażądać kompletu dokumentów w terminie 10 dni (art. 15 ust. 10). Warto też wiedzieć, że art. 39 ust. 5 nakazuje organom kontrolować dokładność przynajmniej części deklaracji co roku, według analizy ryzyka.
Przechowywanie, język i aktualizacja
- Okres przechowywania: deklarację i dokumentację techniczną trzyma się 5 lat od wprowadzenia do obrotu dla opakowań jednorazowych i 10 lat dla wielokrotnego użytku (art. 15 ust. 3). Kartony klapowe = zwykle 5 lat; palety i skrzynie wielorazowe = 10 lat.
- Importer przechowuje kopię deklaracji do dyspozycji organów przez te same okresy (art. 18 ust. 7).
- Język: deklarację sporządza się (lub tłumaczy) na język wymagany przez każde państwo, w którym opakowanie trafia na rynek (art. 39 ust. 2). Jedna wersja angielska nie wystarczy na całą UE.
- Aktualizacja: deklaracja ma być stale aktualizowana — zmiana projektu, materiału czy norm oznacza ponowną ocenę i nową wersję dokumentu.
Co to oznacza dla sklepu internetowego?
Jeśli kupujesz gotowe kartony i pakujesz w nie towar, deklaracji nie sporządzasz sam — bierzesz ją od dostawcy. Art. 16 PPWR zobowiązuje dostawców opakowań do przekazania wytwórcom i użytkownikom wszystkich informacji oraz dokumentacji potrzebnych do wykazania zgodności, w zrozumiałym języku. Twoja rola: zebrać deklaracje dla każdego typu kartonu, powiązać je z indeksami magazynowymi i archiwizować.
Praktyczną checklistę przygotowań na 12 sierpnia rozpisaliśmy we wpisie, jak przygotować sklep na PPWR. Pamiętaj też o drugiej stronie medalu — doborze rozmiaru opakowania, bo dokumenty nie zwalniają z zasad minimalizacji; temat rozkładamy we wpisie o pustej przestrzeni w paczce. Jako producent przygotowujemy komplet dokumentacji dla naszych kartonów klapowych — kupując u nas, masz deklaracje z głowy.
Najczęstsze błędy przy deklaracji zgodności PPWR
- Jedna deklaracja „na firmę” — wymagana jest osobna dla każdego typu opakowania.
- Szukanie jednostki notyfikowanej — procedura to moduł A (samoocena); pkt 7 wzoru zwykle zostaje pusty.
- Deklaracja bez zaplecza — brak dokumentacji technicznej czyni dokument bezwartościowym; organ może zażądać jej w 10 dni.
- Tylko wersja angielska — wymagany język każdego kraju sprzedaży.
- Dokument „raz na zawsze” — deklaracja musi być stale aktualizowana przy zmianach.
- Private label bez deklaracji — importer/dystrybutor pod własną marką przejmuje obowiązki wytwórcy (art. 21).
- Mylenie ról — „wytwórca” (deklaracja) to nie „producent” (ROP/BDO); to dwa różne reżimy.
Wspólny mianownik: traktowanie deklaracji jak formalności do odhaczenia. Tymczasem to dokument, którym wytwórca bierze na siebie odpowiedzialność prawną — i który organy realnie kontrolują.
Powiązane: Deklaracja zgodności opakowania PPWR oraz Harmonogram PPWR 2025–2040.
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie znajdę oficjalny wzór deklaracji zgodności PPWR?
W załączniku VIII rozporządzenia (UE) 2025/40, dostępnym w bazie EUR-Lex. Wzór ma 8 ponumerowanych elementów plus blok podpisu — kompletną strukturę do skopiowania znajdziesz wyżej w tym artykule.
Kto podpisuje deklarację zgodności PPWR?
Wytwórca opakowania — na swoją wyłączną odpowiedzialność (art. 39 ust. 4). Uwaga: importer lub dystrybutor sprzedający opakowania pod własną marką jest traktowany jak wytwórca (art. 21) i sam sporządza deklarację.
Czy potrzebna jest jednostka notyfikowana lub zewnętrzny certyfikat?
Nie. Procedura oceny zgodności to moduł A — wewnętrzna kontrola produkcji (załącznik VII), czyli samoocena wytwórcy. Punkt 7 wzoru dotyczący jednostki notyfikowanej wypełnia się tylko „w stosownych przypadkach”.
Jak długo przechowywać deklarację zgodności?
5 lat od wprowadzenia do obrotu dla opakowań jednorazowych i 10 lat dla wielokrotnego użytku — razem z dokumentacją techniczną. Importer przechowuje kopię przez te same okresy. Na żądanie organu dokumenty trzeba udostępnić w 10 dni.
Czy sklep internetowy musi sam wystawiać deklarację?
Nie, jeśli kupuje gotowe kartony i ich nie modyfikuje ani nie oznacza własną marką — wtedy zbiera deklaracje od dostawcy (art. 16 zobowiązuje dostawców do ich przekazania). Wyjątek: opakowania pod własną marką — wtedy sklep przejmuje rolę wytwórcy.
Potrzebujesz pomocy z wyborem kartonu?
Jeśli prowadzisz sklep internetowy lub pakownię i nie wiesz, który rodzaj kartonu sprawdzi się przy Twoim asortymencie — napisz lub zadzwoń. Doradzimy konstrukcję, gramaturę i rozmiar bezpłatnie. CartonCraft to polski producent tektury z Nakła Śląskiego — kartony wysyłamy z naszego magazynu w 24 godziny robocze, w całej Polsce, z darmową dostawą od 400 zł.
Przejdź do sklepu z 199 rozmiarami kartonów klapowych, sprawdź porównanie konstrukcji 3W vs 5W albo skontaktuj się z naszym zespołem — odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego.